Die Etikettendruck-Software extra4<winIII> verfügt über eine integrierte, lokale Datenbank. Daten für die Auszeichnung eines Artikels können dort ausgelesen und als Etikett ausgegeben werden. Das spart Zeit und Aufwand für wiederholtes Eintippen und stellt sicher, dass Inhalte in immer gleicher Form ausgedruckt werden. Auch ein Listendruck der gespeicherten Artikel ist möglich.
 
Artikelnummern als Schlüssel zur Datenbank
Die Etiketten-Datenbank von extra4<winIII> arbeitet auf der Basis von Artikelnummern. Verwenden Nutzer bereits Artikelnummern, können Artikeldaten unter der vorhandenen Nummer erfasst werden. Die Artikeldaten lassen sich über die Artikelnummer abrufen und als einzelnes Etikett ausdrucken oder über eine Stapelverarbeitung in Seriendruck ausgeben.

Liegt noch kein Nummern-System beim Anwender vor, generiert extra4<winIII> bei der Neuanlage eines Artikels über hierarchisch gegliederte Artikelgruppen automatisch eine Artikelnummer. Die Hierarchie der Artikelgruppen will gut durchdacht sein und wird vom Anwender gemäß eigener Strukturen im Programm vorher selbst hinterlegt.
 

Raum für Zusatzinformationen
Die Datenbank von eXtra4<winIII> bietet neben den Artikeldaten für den Etikettendruck zusätzlich Speicherplatz für beliebig lange Memo-Texte, z.B. um Beurteilungen oder weitere Produktbeschreibungen zu vermerken.
Zur schnellen Identifikation eines Artikels lässt sich im Datensatz auch ein kleines Produktbild (Thumbnail) hinterlegen. Soll ein Produkt mit Fotos ausführlicher portraitiert werden, empfiehlt sich, die Zusatzfunktion „Bildverwaltung“ zu verwenden.
 

Einfache Adressverwaltung
Die Etikettendruck-Software extra4<winIII> nutzt ihre integrierte Datenbank auch zur Adressverwaltung. Sie generiert aus eigegebenen Adressdaten Versand-Etiketten. Sind Absenderzeile und weitere Parameter definiert, können Adress-Etiketten einzeln ausdruckt werden.

Jede erfasste Adresse erhält als Suchkriterium einen eindeutigen Adress-Code, z.B. die Kunden- oder Lieferanten-Nummer. Unter diesem Code wird der Datensatz angelegt und der Adressat mit seinen Daten aufgenommen. Eine Kategorisierung erlaubt Adressen nach Lieferanten, Kunden und weitere Kategorien zu sortieren.

 
Die Etikettendruck-Software extra4<winIII> verfügt bei ihrer integrierten, lokalen Datenbank nun über erweiterte Möglichkeiten. Zusätzlich zu den für die Etikettierung notwendigen Angaben können bei bereits angelegten Artikeln Lagerbestände verwaltet und ergänzende Informationen gespeichert werden. Selbst eine Inventur lässt sich mit eXtra4<winIII> durchführen.

Individueller Ausbau der Stammdaten
Die erweiterte Artikelverwaltung von extra4<winIII> ergänzt die Stammdaten um eine Vielzahl individuell anpassbarer Felder. Sie lassen sich z.B. für Angaben zum Einkauf eines Artikels (Preis, Menge, Zeitpunkt, empf. Vk-Preis) nutzen oder für Bewertungen und weitere Beschreibungen.
Als zusätzliches Schlüsselfeld ist die Artikelnummer des Lieferanten angelegt. Artikel werden in der Datenbank jetzt nicht nur unter der eigenen Artikelnummer, sondern auch unter der Artikelnummer des Lieferanten gefunden.
In der Container-Verwaltung des Etikettendruck-Programms eXtra4<winIII> lassen sich die Lagerorte von Artikeln festhalten. Jedes Behältnis, wie z.B. eine Lade oder Display und eine Schublade oder ein Schaufenster erhält als Lagerort einen eindeutigen Container-Code. Diesem Code werden die Artikel als Inhalt zugeordnet. Sie lassen sich so leichter lokalisieren und kontrollieren.
 

Vorteile für Barcode-Nutzer
Gedruckte Barcode-Etiketten aus der Artikelverwaltung von eXtra4<winIII> vereinfachen das Erfassen von Warenbewegungen und die Inventur. Statt Artikelnummern von Hand einzutippen, scannt man den Barcode, gelangt zum Datensatz des Artikels und erfasst dort den Bestand. So können beispielsweise Barcode-Etiketten, die an der Kasse beim Verkauf entfernt wurden, später eingescannt und als Verkäufe verbucht werden.

Besonders effizient lassen sich Einkäufe in der Datenbank hinterlegen, wenn Lieferanten ebenfalls Barcodes verwenden. Hat man die Artikelnummer des Lieferanten als zusätzlichen Suchschlüssel in den Bestandsdaten erfasst, muss man lediglich den Lieferanten-Barcode scannen, um in der Datenbank zum betreffenden Artikel zu springen und schon kann der Wareneingang verbucht werden.
 

Datenauswertung und Inventur
Anwender des Etikettendruck-Programms eXtra4<winIII> können den Datenbestand in ihrer Datenbank für Auswertungen nutzen. Die Software hält Standard-Listen bereit, die Anwender einfach auf ihre individuellen Anforderungen anpassen. Ein Report-Generator erstellt daraus Bildschirmvorschau oder Druck, gibt die Liste aber auch formatiert als PDF- oder XLS-Datei aus.
Die wichtigste Form der Datenauswertung dürfte die Inventur darstellen. Mit Hilfe der Bestandskontrolle lassen sich in der Software eXtra4<winII> leicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktuelle Artikelmengen erfassen, mit Soll-Beständen vergleichen und Differenzen ermitteln. Anwender rufen den zu kontrollierenden Artikel über seine Artikelnummer auf, im Idealfall per Scanner via Barcode, und verbuchen die gezählte Menge. Integrierte Listen ermöglichen die Ausgabe entsprechender Übersichten, sodass ggf. eine Korrekturbuchung erfolgen kann.
 

 

 
Die Bild-Verwaltung der Etikettendruck-Software extra4<winIII> ermöglicht das Management mehrerer hochauflösender Bilder eines Artikels. Während bisher lediglich in der Artikelverwaltung ein einziges kleines Bild (Thumbnail) zur schnelleren Identifikation eines Artikels verwendet wurde, nutzt die Bildverwaltung die integrierte Artikel-Datenbank für das Management großer, oft unübersichtlicher Mengen professioneller Fotodokumente. So archiviert, sind Bilddateien leicht durchsuchbar und bequem zugänglich.
 

Foto-Dokumentation für Artikel
Die Bild-Verwaltung als separate Zusatzfunktion verknüpft einen Artikel aus dem Artikelstamm mit einer unbeschränkten Anzahl von Bilddateien, selbst in der hohen Auflösung aktueller Kameras. Somit können einem Artikel beispielsweise mehrere Aufnahmeperspektiven zugeordnet werden. Das Wiederfinden der Original-Bilddateien ist wesentlich erleichtert, da der Speicherort im Datensatz aufgeführt ist. Die Bilder lassen sich zusammengefasst in einer Auswahl versenden - per E-Mail über die Adressverwaltung direkt aus der Software eXtra4<winIII> heraus.
 

 
Etikettendruck aus Fremd-Datenbanken gelingt mit der Software extra4<winIII>. Sie greift direkt auf lokale Datenbestände zu und spielt von dort Daten unmittelbar in das als Erfassungsmaske ausgewählte Etikettenlayout ein.
 

Datenbanken im direkten Zugriff
Das Programm extra4<winIII> importiert keine Daten aus der Fremd-Datenbank, sondern arbeitet direkt mit den dort gespeicherten Informationen. Feldinhalte werden über einen Such-Schlüssel, z.B. die Artikelnummer, ausgelesen und auf Basis einer definierten Feld-Verbindung in das Etikett übernommen. Die Datenübernahme kann sowohl für Einzel-Artikel erfolgen oder durch festgelegte Selektionskriterien als Seriendruck für mehrere Artikel gleichzeitig in Stapel-Verarbeitung.
 
Desktop-Datenbanken als Datenquelle
Für den direkten Zugriff durch das Etikettendruck-Programm eXtra4<winIII> eignen sich Desktop-Datenbanken wie:
• Microsoft Access
• MS SQL-Server
• SQLite
• Postgre SQL
• Firebird
• My SQL
• und ähnliche
• aber auch Spreadsheet-Tabellen, wie z.B. Excel
 

Datenauswertung per Export
Völlige Freiheit bei der Datenauswertung bietet die Software extra4<winIII> Nutzern ihrer integrierten Datenbank mit der Export-Funktion. Sie transponiert Daten in das Excel-Format: Eine spezifische Selektion fasst beliebige Felder der Datensätze als Export-Job zusammen. Das Programm liefert die ausgewählten Daten in einer xls-Datei bzw. xlsx-Datei aus, wo Anwender sie bequem individuell bearbeiten und zu Listen zusammenstellen können.
 

 
Um der Komplexität jedes einzelnen Artikels gerecht zu werden, können genaueste Beschreibungen all seiner einzelnen Bestandteile hinterlegt werden. Für Schmuck lassen sich beispielsweise außer der Metall-Legierung sämtliche Steine einzeln in Steinart, Form, Farbe, Schliff und Karat-Gewicht einpflegen sowie Informationen über Furnituren.

 

Zu Uhren können über Modell und Serien-Nummer hinaus exakte Angaben zu Gehäuse, Lünette, Krone, Werk und Band eingepflegt werden. Auch zusätzliche Dokumente wie Urkunden oder Zertifikate lassen sich abrufbar unter der Artikel-Nummer archivieren.

 

 
Die Software extra4<winIII> setzt für den Etikettendruck die mehrplatzfähige Client/Server-Datenbank Firebird ein. Sie erlaubt direkte Datenbankzugriffe von beliebig vielen Arbeitsplätzen aus. Daten werden von dort unmittelbar in das als Erfassungsmaske ausgewählte Etikettenlayout an einem lokalen Rechner eigespielt.
Statt auf dem lokalen Rechner eines Arbeitsplatzes, liegen die Daten auf einem zentral positionierten Rechner, der als Server fungiert. Der Datenbankserver kann entweder auf einem geeigneten, bereits vorhandenen Computer installiert oder auf einem kleinen LINUX-Rechner von eXtra4 vorinstalliert bereitstellt werden.