Ihrem Anspruch als Branchen-Software für den Edelstein-Sektor wird extra4<gemID> erstmals mit Edition „Basic“ gerecht. Edelstein-Fachleute finden hier außer den Kernfunktionen zur Stein-Verwaltung weitere Zusatzfunktionen.
Als Anwender von Edition "Basic" nutzen Sie die integrierte Datenbank des Programms auch für das Management von Vorgängen, die beim Verkauf und bei der Anbahnung von Verkäufen für Edelsteine branchenüblich sind. Unverzichtbar für eine strukturierte Organisation ist hierbei eine Adressverwaltung. Sie ist ab Edition "Basic" elementarer Bestandteil der Software eXtra4<gemID>, denn die Adresse dient zur Identifikation realer Geschäftsfälle.
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Abwicklung von Vorgängen
Welche Vorgänge extra4<gemID> verwalten soll, kann der Anwender selbst festlegen. Aktuell lassen sich 4 verschiedene Vorgangsarten im Programm definieren. Ein konkreter Geschäftsvorgang muss unter seiner Vorgangsart eröffnet werden. Seine regelkonforme Abwicklung gliedert sich dann in drei Abschnitte:
a) Pflege von Vorgängen
Das Beschicken des Vorganges mit Stein-Artikeln, Edelstein-Sets oder bereits komplett gefüllten Containern (Laden) entnimmt diese Objekte dem Hauptlager und ordnet sie dem Vorgang zu. Das Zuweisen von Objekten ist als Umlagerung zu verstehen und wie eine Buchung zu betrachten. Die gebuchten Steine stehen für andere Vorgänge nicht mehr zur Verfügung, sind also geblockt, bis sie verkauft oder wieder zurückgebucht werden.
b) Vorgangskontrolle - Bestandskontrolle
Der Artikel-Bestand eines Vorgangs ist jeder Zeit kontrollierbar. Fünf Buchungszustände zeigen im Artikelverzeichnis, wo sich ein Objekt aus dem Hauptlager aktuell befindet:
• verfügbar im Vorgang
• verkauft
• verfügbar in Folgevorgang
• zurück im Hauptlager
• verloren
Je nach Vorgangs-Art sind unterschiedliche Frequenzen für die Bestandskontrolle denkbar: einmal bei Verkaufsvorgängen, zweimal bei Kommissionen, bei Messe- und Außendienst-Vorgänge häufiger, z.B. am Ende jedes Tages, für einzelne Container u.U. sogar mehrfach täglich. Das Scannen des eXtra4 Stein-Codes an jedem Artikel macht Überwachung in dieser Form erst möglich. Noch effizienter wird sie durch zusätzlichen Einsatz von RFID.
c) Vorgangsabschluss
Erst ein regelkonformer Abschluss eines Vorgangs hebt die Blockierung seiner Lager-Objekte (Artikel, Sets, Container) auf und macht sie für Buchungen wieder zugänglich. Vorgänge, die eine Abnahme des Lagers bewirken, z.B. bei Verkäufen, können pauschal abgeschlossen werden.
Über den Verbleib jedes Artikels einzeln entschieden wird bei einem selektiven Abschluss. Er ist zwingend notwendig bei Vorgängen, die durch Zubuchen eines Artikels keine unmittelbare Veränderung des Lagers erwirken, z.B. Kommissionen und Messebeschickungen.
Unsere Etikettier-Systeme im Bereich Software und zugehöriger Dienstleistungen betreut unsere Tochtergesellschaft eXtra4 Software+Service GmbH.